Planning bénévole — mode d'emploi
Comment ça marche, du recueil des disponibilités jusqu'au planning affiché le jour J.
Le cycle d'un planning
Un planning passe par trois étapes :
- Collecte — chaque bénévole indique ses disponibilités et ses préférences de poste via un lien partagé.
- Brouillon — l'organisateur lance le préremplissage automatique, puis ajuste la grille à la main.
- Publié — le planning devient visible des bénévoles (lecture seule), et chacun peut consulter « son planning ».
Pour les bénévoles : déclarer ses disponibilités
Depuis la page Planning, suivez le lien « Déclarer mes disponibilités » (proposé tant que la collecte est ouverte).
Vous renseignez :
- les créneaux où vous êtes disponible (cases à cocher, par jour) ;
- pour chaque poste, votre préférence : Préféré, OK, Si vraiment ou Surtout pas ;
- éventuellement un nombre d'heures maximum à ne pas dépasser, et une remarque libre.
À l'envoi, un code personnel s'affiche. Conservez-le : il permet de revenir modifier votre réponse tant que la collecte est ouverte, et de consulter votre planning une fois publié (page Mon planning).
Que veulent dire les préférences ?
- Préféré — vous aimeriez ce poste ; il vous est attribué en priorité.
- OK — sans préférence particulière, cela vous convient.
- Si vraiment — en dépannage seulement, si personne d'autre n'est disponible.
- Surtout pas — à éviter : vous n'y serez pas placé(e) automatiquement.
Un poste laissé sans réponse est considéré comme neutre (entre « OK » et « Si vraiment »).
Pour l'organisateur : le préremplissage
Le bouton « Générer le brouillon » propose une première ébauche dégrossie. Elle respecte des règles strictes :
- on ne place quelqu'un que sur un créneau où il est disponible ;
- jamais sur un poste marqué « Surtout pas » ;
- jamais au-delà de son plafond d'heures ;
- jamais sur deux postes en même temps.
L'ébauche laisse volontairement des trous quand personne ne convient, plutôt que de forcer un placement. Les cases en manque sont listées : à vous de les compléter à la main, d'ajouter ou retirer des personnes, et de verrouiller 🔒 les cases sûres (le re-préremplissage les conserve).
Quand la grille vous convient, publiez. Vous pouvez aussi l'exporter en Excel (une feuille par jour) ou en PDF imprimable.
Données personnelles (RGPD)
Contrairement au reste de l'application de prêt, ce module enregistre des données personnelles (nom, contact, disponibilités) — c'est nécessaire pour organiser les équipes. Elles servent uniquement à cet événement, sont conservées dans une base dédiée, et sont supprimées ensuite (purge de l'événement).